GL Voice Privacy Policy
Last Updated: March 15 2024
Please note that I have provided an English translation of my privacy policy, which is legally required to be in French. Any differences are unintentional, please refer to the French in the case of confusion.
Protection of your personal data
The protection of your personal data is one of our priorities. In order to carry out our professional activities we need to collect personal data from our clients and potential clients.
Clients and Potential Clients: Definitions
Any individual who has communicated interest in GL Voice, including but not limited to completing an enquiry form, is considered a Potential Client.
Any individual who has purchased a service from GL Voice is considered a Client.
In the case of a Workshop through a third party, the definition of ‘client’ is that of the third party, concerning all individuals who participate in the activity (the participants are the clients of the third party). However, all third party Workshop participants are considered to be Potential Clients.
What personal data are we talking about?
For Clients, personal data includes, without being limited to, information concerning names, addresses, email addresses, telephone numbers, date of birth, timetable, personal interests, lesson records, videos, audio recordings, payment records, bank details…
For Potential Clients, personal data is limited to contact and billing details, correspondence, and email opens tracking in order for me to present my activity.
Collection of personal data
This personal data is collected based on the existing legal environment that allows contractual relationships between the Clients of GL Voice and GL Voice. In the case of Potential Clients GL Voice collects data through legitimate interest that permits us to contact them.
Conservation of data
GL Voice does not transfer data outside of the European Union ourselves, and ensures our own hardware is kept in a secure location, regularly backed up and protected by antivirus software.
Client data is retained ten years after the date of the last lesson, or from the date of the document where documents are dated, except for lesson and teaching notes, which are conserved indefinitely for professional development purposes. Videos and audio recordings are conserved for 10 years, unless a different period is agreed separately.
Potential Client data is conserved for the duration of a year after the last exchange between GL Voice and the individual, except for at the request of the Potential Client.
Data processors
GL Voice uses certain third-party providers to help run the business and provide its services. GL Voice chooses providers who have shown their commitment to GDPR compliance.
Mailer Lite
GL Voice uses MailerLite to manage email marketing subscriber lists and to send emails to subscribers, which includes both Clients and Potential Clients. Clients can unsubscribe from communications by clicking on the unsubscribe link provided at the end of each email.
GL Voice also uses MailerLite to communicate with Clients regarding regular studio business. By becoming a Client at GL Voice, the Client agrees to GL Voice using their data to subscribe them to the “Voice Notes” mailing list, used for this purpose.
MailerLite may process your data using industry standard technologies to help GL Voice monitor and improve our communications.
MailerLite’s privacy policy is available at https://www.mailerlite.com/privacy-policy.
Calendly
GL Voice uses Calendly as a scheduling software for Clients. The Client manages what data you input when you book a lesson.
Calendly may process Client data using industry standard technologies to help GL Voice monitor and improve our understanding of how Clients use this service.
You can read their linked privacy policy and Data Processing Addendum.
Stripe
GL Voice uses Stripe to process online credit card payments. This is a secure credit card payment processing software, and GL Voice cannot access your credit card details.
Stripe may process your data using industry standard technologies to help GL Voice monitor and improve our understanding of how Clients use this service.
You can read Stripe’s privacy policy here: https://stripe.com/en-gb-fr/privacy
Zoom
GL Voice uses Zoom as our online teaching platform, for audio and video calls. GL Voice follows Zoom’s guidelines for providing a secure connection, including using individual links for each Client, and using password-protected links. GL Voice does not record individual Zoom calls except at the request of the Client, in which case GL Voice will transfer the recording to the Client within 24 hours, and delete the recording from GL Voice property. Clients may record Zoom calls between GL Voice and the Client, in which case they are responsible for the storage of this data.
GL Voice does record group Zoom calls, with permission from Clients. These recordings are conserved for ten years for professional development, unless a different period is agreed.
You can read Zoom’s privacy policy here: https://zoom.us/privacy
Karlia
GL Voice uses Karlia for invoicing, accounting and client management. GL Voice inputs Client data (name, address, email, phone) in their software for this purpose, and records all our financial transactions here.
You can read Karlia’s privacy policy here: https://karlia.fr/fr/politique-de-confidentialite.php
Padlet
GL Voice uses Padlet as an online learning platform. Clients have access to either or both their own individual Padlet and group Padlet(s). The Client and GL Voice input client data such as Client name, email and contact details, video and audio recordings and lesson notes.
You can read Padlet’s privacy policy here: https://legal.padlet.com/privacy
Elementor
GL Voice uses Elementor forms for registration forms for Clients and contact and enquiry forms for Potential Clients.
You can read Elementor’s privacy policy here: https://elementor.com/about/privacy/
Spark & LWS
GL Voice uses LWS for domain and email accounts, and uses Spark for managing email accounts. Client and Potential Client data such as contact details and correspondence is stored in both places.
You can read LWS’ privacy policy here: https://help.lwspanel.com/doc/cgv_03_2019/info_legales_clause_confidentialite_RGPD.pdf
You can read Spark’s privacy policy here: https://sparkmailapp.com/privacy
Website Analytics
GL Voice uses Fathom Analytics, which only collects data that is not personally identifiable. Fathom Analytics does not use Cookies, and does not sell collected data.
You can read Fathom Analytics’ privacy policy here: https://usefathom.com/privacy
Your right to access your data
In keeping with the French Law n° 78-17 of 6 January 1978 relating to information technology, files and liberties and the European regulation no 2016/679, commonly referred to as the General Data Protection Regulation (GDPR), you have the right to access, correct and oppose your personal data. If you wish to exert this right, please send an email to: [email protected], specifying what you wish to obtain from GL Voice.
Politique de gestion des données personnelles pour GL Voice
Dernière mise à jour : 28.06.22
Protection de vos données personnelles
La protection de vos données personnelles est une des priorités de GL Voice. Dans le cadre de notre activité nous sommes amenée à récupérer des données personnelles de la part des clients et de clients potentiels de GL Voice.
Définition des mots clients et clients potentiels
Est considéré client potentiel tout individu ayant manifesté son intérêt pour l’activité de GL Voice, y compris en envoyant un formulaire de demande, sans s’y limiter.
Est considéré client tout individu qui a acheté un service auprès de GL Voice.
Dans le cadre de Workshop avec un tiers la définition de client est celle retenue par le tiers concernant les individus qui participent à l’activité (les individus sont clients du tiers). L’ensemble de ces individus sont de fait considérés comme des clients potentiels.
De quel type de données personnelles parlons-nous ?
Pour les clients les données personnelles comprennent, sans se limiter à, des informations sur les noms, prénoms, adresses, email, numéro de téléphone, date de naissance, emploi du temps, historique des leçons, vidéos, enregistrements audio, coordonnés bancaires, historique des paiements…
Pour les clients potentiels les données personnelles se limitent à leur donnée de contact et coordonnés de facturations, correspondance et le suivi des ouvertures des mails afin de pouvoir présenter les activités de GL Voice.
Récupération des données personnelles
La récupération de ces données personnelles est basée sur l’environnement légal qui autorise des relations contractuelles entre les clients et GL Voice. Dans le cas des clients potentiels, les données récupérées le sont suite à l’intérêt légitime que GL Voice a de pouvoir les contacter.
Durée de conservation des données
GL Voice ne transfère pas nous-même de données en dehors de l’Union européenne et nous nous assurons que notre propre matériel est conservé dans un endroit sûr, régulièrement sauvegardé et protégé par un logiciel antivirus.
Les données des clients sont conservées dix ans après la date du dernier cours, ou à compter de la date du document où les documents sont datés, à l’exception des notes de cours et d’enseignement, qui sont conservées indéfiniment à des fins de perfectionnement professionnel. Les vidéos et enregistrements audio sont conservés pendant 10 ans, sauf si une durée différente est convenue séparément.
Les données des clients potentiels sont conservées pendant une durée d’un an après le dernier échange entre GL Voice et l’individu concerné, et puis effacées sauf mention contraire de la part du client potentiel.
Utilisation des données
GL Voice utilise certains systèmes tiers pour travailler et fournir les services requis. Tous ces fournisseurs sont choisis en raison de leur conformité au RGPD.
Mailer Lite
GL Voice utilise MailerLite pour gérer les listes d’abonnés au marketing par e-mail et pour envoyer des e-mails aux abonnés, ce qui inclut à la fois les clients et les clients potentiels. Les clients peuvent se désabonner des communications en cliquant sur le lien de désabonnement fourni à la fin de chaque e-mail.
GL Voice utilise également MailerLite pour communiquer avec les clients concernant les activités régulières du studio. En devenant Client de GL Voice, le Client accepte que GL Voice utilise vos données pour vous inscrire à la liste de diffusion “Voice Notes”, utilisée à cette fin.
MailerLite peut traiter vos données en utilisant des technologies standard de l’industrie pour aider GL Voice à surveiller et à améliorer nos communications.
La politique de gestion des données personnelles de MailerLite est disponible ici (en anglais): https://www.mailerlite.com/privacy-policy
Calendly
GL Voice utilise Calendly comme logiciel de planification pour les clients. Le client gère les données que vous saisissez lorsque vous réservez une leçon.
Calendly peut traiter les données des Clients en utilisant des technologies standard de l’industrie pour aider GL Voice à surveiller et à améliorer notre compréhension de la façon dont les Clients utilisent ce service.
Vous pouvez lire leur politique de confidentialité liée et leur addendum sur le traitement des données.
Stripe
GL Voice utilise Stripe pour traiter les paiements par carte de crédit en ligne. Il s’agit d’un logiciel de traitement sécurisé des paiements par carte de crédit, et GL Voice ne peut pas accéder aux détails de votre carte de crédit.
Stripe peut traiter vos données en utilisant des technologies standard de l’industrie pour aider GL Voice à surveiller et à améliorer notre compréhension de la façon dont les Clients utilisent ce service.
Vous pouvez lire la politique de confidentialité de Stripe ici : https://stripe.com/en-gb-fr/privacy
Zoom
GL Voice utilise Zoom comme plateforme d’enseignement en ligne, pour les appels audio et vidéo. GL Voice suit les directives de Zoom pour fournir une connexion sécurisée, notamment en utilisant des liens individuels pour chaque client et en utilisant des liens protégés par mot de passe. GL Voice n’enregistre pas les appels de zoom individuels, sauf à la demande du client, auquel cas GL Voice transférera l’enregistrement au client dans les 24 heures et supprimera l’enregistrement de la propriété de GL Voice. Les Clients peuvent enregistrer les appels Zoom entre GL Voice et le Client, auquel cas ils sont responsables du stockage de ces données.
GL Voice enregistre les appels Zoom de groupe, avec l’autorisation des Clients. Ces enregistrements sont conservés pendant dix ans pour le développement professionnel, sauf si une durée différente est convenue.
Vous pouvez lire la politique de confidentialité de Zoom ici : https://zoom.us/privacy
Karlia
GL Voice utilise Karlia pour la facturation, la comptabilité et la gestion des clients. GL Voice saisit les données du client (nom, adresse, e-mail, téléphone) dans son logiciel à cette fin, et enregistre ici toutes nos transactions financières.
Vous pouvez lire la politique de confidentialité de Karlia ici : https://karlia.fr/fr/politique-de-confidentialite.php
Padlet
GL Voice utilise Padlet comme plateforme d’apprentissage en ligne. Les clients ont accès à leur propre Padlet individuel et à leur(s) Padlet(s) de groupe. Le client et GL Voice saisissent les données du client telles que le nom du client, l’e-mail et les coordonnées, les enregistrements vidéo et audio et les notes de cours.
Vous pouvez lire la politique de confidentialité de Padlet ici : https://legal.padlet.com/privacy
Elementor
GL Voice utilise les formulaires Elementor pour les formulaires d’inscription pour les clients et les formulaires de contact et de demande pour les clients potentiels.
Vous pouvez lire la politique de confidentialité d’Elementor ici : https://elementor.com/about/privacy/
Spark et LWS
GL Voice utilise LWS pour les comptes de domaine et de messagerie, et utilise Spark pour gérer les comptes de messagerie. Les données des clients et des clients potentiels telles que les coordonnées et la correspondance sont stockées aux deux endroits.
Vous pouvez lire la politique de confidentialité de LWS ici : https://help.lwspanel.com/doc/cgv_03_2019/info_legales_clause_confidentialite_RGPD.pdf
Vous pouvez lire la politique de confidentialité de Spark ici : https://sparkmailapp.com/privacy
Analyse du site
GL Voice utilise Fathom Analytics, qui ne collecte que des données qui ne sont pas personnellement identifiables. Fathom Analytics n’utilise pas de cookies et ne vend pas les données collectées.
Vous pouvez lire la politique de confidentialité de Fathom Analytics ici : https://usefathom.com/privacy
Vos droits d’accès à vos données personnelles
Conformément à la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au règlement européen n° 2016/679, communément appelé Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez d’un droit accéder, rectifier et vous opposer à vos données personnelles. Si vous souhaitez exercer ce droit, merci d’adresser un mail à : [email protected] en précisant ce que vous souhaitez obtenir de notre part.
